Data privacy verklaring voor sollicitanten

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Beiersdorf uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u solliciteert op een door ons of een van onze dochterondernemingen geadverteerde functie. Het beschrijft ook uw rechten op het gebied van gegevensbescherming, met inbegrip van het recht om bezwaar te maken tegen een aantal van de verwerkingen van Beiersdorf. Voor meer informatie over uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen, verwijzen wij u naar het hoofdstuk "Wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens en hoe u deze kunt uitoefenen". 

Deze gegevensbeschermingsverklaring is een aanvulling op onze bestaande Algemene Gegevensbeschermingsverklaring, welke u specifieke informatie geeft over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken die wij van u hebben verkregen bij uw bezoek aan onze website en die betrekking hebben op niet-toepassing specifieke onderwerpen. 

1.    Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens
2.    Verzameling van persoonsgegevens
3.    Gebruik van persoonsgegevens
4.    Grondslag voor verwerking
5.    Delen van gegevens
6.    Rechten met betrekkingen tot persoonsgegevens en hoe deze uit te oefenen
6.1.     Recht van toegang
6.2.     Recht op rectificatie en wissen
6.3.     Recht op beperking van verwerking
6.4.     Recht op gegevensoverdraagbaarheid
6.5.     Recht van bezwaar
7.    Bewaring van gegevens
8.    Bezwaar of intrekking van uw toestemming voor de verwerking van uw Persoonsgegevens

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van Art. 4 (7) AVG is: Beiersdorf NV; De Passage 126-136, 1101 AX, Amsterdam, Nederland. Telefoon: 0900-2075020 (zie ons impressum). 

Binnen het rekruteringsproces verzamelen en bewaren wij de volgende categorieën van persoonsgegevens over u: 

- Gegevens die u ons verstrekt in uw kandidatenprofiel, waaronder voor- en achternaam, land, e-mail, telefoonnummer; 

- Gegevens die u op ons sollicitatieformulier heeft ingevuld, inclusief het gewenste jaarsalaris en uw motivatie (indien en voor zover deze relevant is voor de aangeboden functie); 

- Gegevens die u ons verstrekt in uw sollicitatiedocumenten (curriculum vitae, sollicitatiebrief), waaronder werkervaring, kwalificaties en talenkennis; 

- Gegevens van online assessments (bijv. persoonlijkheidstesten, cognitieve vaardigheidstesten) en video-interviews (indien van toepassing); 

- Gegevens die ons door uw referenties zijn verstrekt (indien van toepassing). Dit zijn referentiepunten die u ons heeft gegeven om contact mee op te nemen.  

We evalueren de resultaten van cognitieve vaardigheidstesten met behulp van relevante referentiegroepen, rekening houdend met uw beroep en ervaringsniveau. 

Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u of van onze externe partners, bijvoorbeeld wervingsbureaus. We kunnen ook informatie verkrijgen van professionele sociale netwerken, zoals LinkedIn, job boards zoals Monster, en van andere publiek toegankelijke bronnen (alleen informatie die relevant is voor uw professionele leven) om u actief te benaderen met vacatures of om de juistheid van de door u in de loop van de sollicitatie gepresenteerde informatie te bevestigen. 

Uw persoonsgegevens kunnen voor de volgende doeleinden worden gebruikt: 

- Om uw sollicitatie voor de aangeboden baan te beoordelen en om met u te communiceren binnen het wervingsproces. 

- Om contact met u op te nemen in geval van een alternatieve carrièremogelijkheid binnen de Beiersdorf groep (u kunt de zichtbaarheid van uw kandidaatprofiel beperken tot het team dat betrokken is bij uw huidige sollicitatie of deze toekennen aan Beiersdorf's recruiters wereldwijd). 

- Om contact met u op te nemen naar aanleiding van uw open sollicitatie. 

Persoonsgegevens binnen het wervingsproces worden gebruikt voor de beoordeling van uw sollicitatie en, indien er een arbeidsverhouding wordt aangegaan, alsook voor de uitvoering van de arbeidsverhouding. Voor specifieke functies (bijv. stagiairs en stagiaires) omvat dit uw deelname aan een online assessment (zoals persoonlijkheidstest, cognitieve vaardigheidstest). De grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, c) AVG - de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst tussen u en Beiersdorf. Het verstrekken van uw persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure is vrijwillig. Het verstrekken van persoonsgegevens is echter wel noodzakelijk voor de verwerking van uw sollicitatie of het aangaan van een arbeidsovereenkomst met ons. De wettelijke grondslag voor de persoonlijkheidstest is toestemming (art. 6, lid 2, a, AVG). Deelname aan de persoonlijkheidstest is vrijwillig.  

Wanneer we informatie opnemen van uw publieke profiel op professionele sociale netwerken, zoals LinkedIn, baseren we deze verwerking op ons legitieme belang om een beslissingsbasis op te bouwen om een arbeidsrelatie met u op te bouwen. De grondslag is artikel 6, lid 1, f) AVG in combinatie met artikel 9, lid 2, e) AVG. 

Wanneer wij u uitnodigen om deel te nemen aan een onderzoek naar uw tevredenheid over de sollicitatieprocedure binnen Beiersdorf, is de grondslag artikel 6, lid 1, a) AVG in combinatie met artikel 7 lid b) AVG. 

Bovendien kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer dit nodig is om ons te verdedigen tegen juridische claims die voortvloeien uit de sollicitatieprocedure die tegen ons worden ingesteld. De grondslag hiervoor is artikel 6, lid 1, onder b) en f) AVG; het rechtmatige belang is bijvoorbeeld een bewijslast in een procedure op grond van de Wet gelijke behandeling van gehandicapten en chronisch zieken (WGBH/CZ). 

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan aan ons gelieerde bedrijven, mits dit toegestaan is binnen het kader van de hierboven geschetste doeleinden en grondslagen. Voor de verwerkingsactiviteiten in ons online recruitmentsysteem zijn de bedrijven binnen de Beiersdorf Groep gezamenlijk verantwoordelijk. De essentie van de regeling van deze gezamenlijke bepaling is dat ons hoofdkantoor Beiersdorf AG in Duitsland, voornamelijk verantwoordelijk is voor het vervullen van de informatieplicht volgens de wet op de gegevensbescherming en het verstrekken van informatie over de gezamenlijke verwerking.  

Een lijst met alle bedrijven die binnen de Beiersdorf Groep horen kunt u hier vinden: https://www.beiersdorf.com/about-us/beiersdorf-global.  

We kunnen uw kandidaatprofiel delen met andere rekruteringsteams van de Beiersdorf Groep. U kunt de zichtbaarheidsopties van uw profiel beheren door te selecteren of uw profiel zichtbaar moet zijn voor het rekruteringsteam dat betrokken is bij uw huidige sollicitatie of voor de rekruteringsteams binnen de Beiersdorf Groep wereldwijd. Als u niet verder in aanmerking wenst te komen voor relevante vacatures, kunt u verzoeken om uw kandidaatprofiel te verwijderen, zie hoofdstuk “Bewaren van gegevens”. 

Bovendien kunnen persoonsgegevens namens ons worden verwerkt op basis van contracten op grond van artikel 28 AVG, met name door aanbieders van systemen voor het beheer en de selectie van sollicitanten. Wij delen geen gegevens met derden die geen verwijzing hebben naar ons applicatiebeheer en onze applicatieprocedures of andere gevallen die wij beschrijven in hoofdstuk 3 “Gebruik van Persoonsgegevens”. 

Indien wij persoonsgegevens doorgeven aan dienstverleners of bedrijven van de Groep buiten de Europese Economische Ruimte (EER), vindt de doorgifte alleen plaats als een passend niveau van gegevensbescherming in het derde land is bevestigd door de Europese Commissie, of als er andere passende garanties voor gegevensbescherming beschikbaar zijn (bijvoorbeeld bindende interne bedrijfsvoorschriften inzake gegevensbescherming of standaardcontractbepalingen van de EU). Beiersdorf beschikt over redelijke waarborgen om deze informatie te beschermen, waaronder standaard contractuele bepalingen. 

Meer informatie is beschikbaar onder "Gegevensoverdrachten buiten de EU". 

In het geval van een wettelijke verplichting behouden wij ons het recht voor om informatie over u bekend te maken als wij verplicht zijn om deze over te dragen aan de bevoegde autoriteiten of wetshandhavingsinstanties. De grondslag is artikel 6, lid 1, onder c), AVG. 

6.1. Recht van toegang

U kunt informatie over uw persoonsgegevens opvragen (algemeen bekend als verzoek tot inzage). U kunt dit recht uitoefenen door contact met ons op te nemen via de hierboven vermelde contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke. 

6.2. Recht op rectificatie en wissen

Indien u de aan ons verstrekte persoonsgegevens wenst te actualiseren, kunt u contact met ons opnemen via de genoemde contactgegevens of u kunt de gegevens zelf wijzigen in de betreffende sollicitatie binnen uw kandidatenprofiel. Onder bepaalde voorwaarden kunt u ons vragen uw persoonsgegevens te wissen. 

6.3. Recht op beperking van de verwerking

Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer u wilt dat wij de juistheid van uw persoonsgegevens controleren. U kunt de zichtbaarheid van uw profiel op elk gewenst moment aanpassen en u kunt zich afmelden voor meldingen. 

6.4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen. 

6.5. Recht van bezwaar

Als wij uw gegevens verwerken onder ons gelegitimeerd belang, kunt u bezwaar maken tegen een dergelijke verwerking om redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie. Voor meer informatie zie hoofdstuk 8. Bovendien heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Wij bewaren uw gegevens gedurende een periode van 4 weken na afloop van het sollicitatieproces. Dit is nodig voor de bewijslast bij een rechtsvordering op basis van bijvoorbeeld de WGBH/CZ. Verder bewaren wij uw persoonsgegevens in die periode voor het geval er een andere relevante vaature is waarvoor u een passende kandidaat bent. U kunt de zichtbaarheidsinstellingen van uw kandidaatprofiel beheren zoals beschreven in hoofdstuk 5 “Delen van gegevens”. Daarnaast kunt u verzoeken om uw kandidaatprofiel te verwijderen, zelf uw sollicitatie intrekken of uw sollicitatie intrekken door contact op te nemen met onze recruiter. Indien uw sollicitatie succesvol is, kunnen wij uw persoonsgegevens binnen het daaropvolgende dienstverband opslaan met inachtneming van de geldende wettelijke voorschriften. Meer informatie is te vinden in de Data Privacy Statement voor medewerkers die wij u bij de aanvaarding van de functie zullen verstrekken. 

Indien u toestemming heeft gegeven (artikel 6, lid 1, AVG) voor de verwerking van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld wanneer wij u uitnodigen om deel te nemen aan een onderzoek naar uw tevredenheid over de aanvraagprocedure bij Beiersdorf), kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Een dergelijke herroeping heeft invloed op de toelaatbaarheid van de verwerking van uw persoonsgegevens nadat u deze aan ons heeft verstrekt. 

Indien wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren op belangenafweging (artikel 6 lid 1 f AVG), kunt u bezwaar maken tegen de verwerking. Dit is het geval als de verwerking niet nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, die door ons wordt beschreven in het hoofdstuk 3 Gebruik van gegevens. Bij het uitoefenen van een dergelijk bezwaar vragen wij u uit te leggen waarom wij uw persoonsgegevens niet op de manier mogen verwerken als wij hebben gedaan. In het geval van uw gerechtvaardigde bezwaar zullen wij de situatie onderzoeken en ofwel de gegevensverwerking stopzetten ofwel aanpassen, ofwel u wijzen op onze dwingende redenen die bescherming verdienen, op basis waarvan wij de verwerking zullen voortzetten.